¿Cómo funcionan los sistemas de información en las empresas?
Entendemos por organización a un Grupo de personas que se
unen con el propósito de coordinar sus actividades para lograr un objetivo en
común. Dicha organización tiene una estructura jerárquica que podemos
identificar con un organigrama
En cada uno de los diferentes niveles de la organización se llevan a cabo tareas que requieren de distintos tipos de habilidades
Existen principalmente dos tipos de habilidades necesarias para desempeñar las tareas dentro de una organización:
Las habilidades técnicas que son Conocimientos que se
adquieren mediante el entrenamiento formal y la experiencia, como, por ejemplo:
•
Uso de equipo de oficina
•
Manejo de maquinaria pesada
•
Dominio de uno o más idiomas
• Redacción de textos
Las otras habilidades son las habilidades estratégicas que
se refieren a Responsabilidades como el liderazgo de personas y habilidades de
gestión de impacto en el negocio, por ejemplo:
•
Capacidad de liderazgo
•
Habilidad de gestión de impacto en el negocio
•
Visión estratégica y/o habilidad para el
planeamiento
Estos dos tipos de habilidades se requieren en distinta medida de acuerdo con el nivel del puesto que se desempeña dentro del organigrama.
En la parte baja de esta imagen podemos observar cómo un
trabajador del primer nivel necesita desarrollar más sus habilidades técnicas,
ya que su trabajo consiste más en la operación que en la estrategia, como por
ejemplo una persona que trabaja en la caja de un supermercado o un capturista
de datos en una oficina.
En cambio, en la parte alta de la imagen, observamos que una
persona que desempeña un puesto ejecutivo como un director en una empresa,
requiere de más habilidades estratégicas para la toma de decisiones. Esta
persona requiere menos de sus habilidades técnicas.
En conclusión, la matriz de habilidades nos muestra que mientras más alto sea el puesto en el organigrama, son más requeridas las habilidades estratégicas y menos las habilidades técnicas, mientras más bajo sea el puesto en el organigrama, son más requeridas las habilidades técnicas y menos las habilidades estratégicas.
¿Y, esto qué tiene
qué ver con los sistemas de información en las empresas?
Un sistema de información es un conjunto de elementos
que interactúan entre sí para el tratamiento y administración de los
datos.
Están integrados por Personas, Datos, Actividades y Recursos materiales.
Las funciones principales de los sistemas de
información son:
- extraer datos
- procesarlos
- almacenarlos y distribuirlos.
Los sistemas de información deben cumplir tres objetivos
básicos dentro de una organización:
1. Automatizar los procesos operativos
2. Proporcionar información para la toma de decisiones
Y 3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso
De acuerdo con los diferentes niveles del organigrama de una
empresa, se requieren distintas habilidades según sus tareas. los sistemas de
información están diseñados para auxiliar en las tareas de cada nivel. Los
sistemas del primer nivel son más operacionales, mientras que los sistemas del
nivel superior son más estratégicos.
A continuación, describiremos estos sistemas de información de
acuerdo con su nivel
Sistemas
de procesamiento de transacciones (TPS)
Estos sistemas generalmente son
operados por los trabajadores de piso o primera línea.
Son sistemas orientados a las
tareas rutinarias de la compañía.
Procesan grandes cantidades de
datos.
Y son usados para el día a día de la organización
Algunos ejemplos de TPS son:
·
Sistema de ventas
·
Sistema de Nómina
·
Sistema de reservaciones.
·
Sistema de almacenes
Estos sistemas Son los que proveerán al
resto de los sistemas los datos para trabajar ya que en ellos se registran
todas las transacciones y eventos de la compañía:
Una
venta, una compra o un movimiento de almacén.
Sistemas Información Gerencial (MIS)
Estos sistemas son Generalmente operados por
los analistas o gerentes de nivel Medio ya que están orientados al análisis y trabajan
con los históricos.
Proveen un nivel de análisis muy
limitado ya que se usan para medir el rendimiento de una área del negocio, no
de todo el negocio.
Algunos ejemplos de Sistemas
Información Gerencial (MIS) son:
- o Sistema de administración de ventas
- o Sistema de control de inventarios
- o Y Sistema de presupuestos.
Sistemas
de soporte a decisiones (DSS)
Usados generalmente por gerentes de alto nivel y directivos,
Son sistemas basados en el conocimiento.
Estos sistemas Reciben datos e información generada tanto por los TPS como
por los MIS.
Los DSS Permiten hacer Modelado
de datos, análisis y simulaciones a través de
Reportes de resumen, Cuadros de
información, Graficas y Proyecciones.
Por último,
tenemos a los Sistemas de información ejecutiva (EIS)
Son sistemas que ayudan a los
Directivos analizar el ambiente en el que se desarrolla la organización.
Los EIS Ayudan a identificar
tendencias y hacer planes de acción.
Están Orientados para ser
operados sin ayuda de analistas o técnicos.
Son personalizables y de fácil uso
Ayudan a la predicción del futuro
Generan Reportes de resumen,
Graficas, Proyecciones y Son usados para tomar decisiones.
En conclusión, los sistemas de
información procesan los datos y generan la información necesaria de acuerdo
con su nivel de uso dentro de una organización, desde el procesamiento de datos
hasta la predicción del futuro gracias al análisis de tendencias
ibliografía
Cohen,
Daniel (2005). Sistemas de Información para los negocios. Editorial: Mc. Graw Hill.
O’Brien,
J. A., & Marakas, G. M. (2009). Management information systems. Editorial: McGraw-Hill.
Laudon, Jane y Kenneth (2006). Sistemas de información
gerencial- Administración de la empresa digital. Editorial: Prentice Hall
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