Primero lo primero (Administrar el tiempo)

Objetivo particular del este tema

Identificar los conceptos básicos de: la productividad, los recursos, el tiempo y la administración del tiempo con la finalidad de determinar la cantidad de tiempo real que destinamos a nuestras actividades diarias

 
¿Qué es la productividad?

 

La productividad es una medida de eficiencia, es decir, generar resultados de calidad en un período dado usando la menor cantidad de recursos posibles.

Somos más productivos cuando conseguimos hacer más con la menor cantidad de recursos.

“La fórmula de la productividad es:

Producción obtenida entre los recursos utilizados” (Juez, 2020)

 

El ser personas productivas no sólo tiene un impacto en nuestra eficiencia, de acuerdo con mismo autor que también señala que “El aumento de la productividad es muy importante porque permite que la calidad de vida social mejore” (Juez, 2020)

 

 

Identificación de recursos Esenciales

 (Dinero, Salud, Motivación y tiempo)

 

Si bien, la productividad es hacer la mayor cantidad de tareas posibles con la menor cantidad de recursos, es importante identificar cuáles serán los recursos que necesitaremos para cada actividad que pretendamos realizar.

 

La definición de recurso, de acuerdo con la RAE es:

 

“Medio de cualquier clase que, en caso de necesidad, sirve para conseguir lo que se pretende”

 

Lo que se pretende en este curso es convertirnos en personas más productivas en nuestras tareas académicas con la finalidad de tener un mejor promedio de calificaciones, pero también lograr tener mejor calidad de vida al tener más orden.

 

Existen diversos recursos que los alumnos de universidad suelen requerir para alcanzar ese objetivo, como por ejemplo: dinero, salud, motivación y tiempo, Todos muy importantes, pero en este último recurso es en el que nos concentraremos.

 El tiempo como un recurso

 

De acuerdo con la enciclopedia de la historia del mundo en español, “El paso del tiempo siempre ha sido una preocupación de los seres humanos, ya fuera por una cuestión de satisfacer las necesidades básicas de comer o dormir, por la importancia que tenían las estaciones por las migraciones y las cosechas, dividiendo el tiempo en periodos definidos de semanas, días y horas”. Cartwright, M. (2012, agosto 30)

 

Desde la antigüedad hemos utilizado al tiempo como una medida para planear nuestras actividades, sin embargo, para efectos de ser personas más productivas, el tiempo debe ser visto como un recurso.

 

“Ese recurso universal que resulta imprescindible para cualquier aspiración humana” Martinez, J. (2024).

Todo el mundo dispone de él y limitado que siempre nos parece insuficiente.

 

Por eso es importante utilizar técnicas y herramientas que nos ayuden a administrarlo como recurso valioso y no renovable en nuestro propósito de ser personas más productivas.

 

 ¿Qué es la Administración del tiempo?
 

Es el proceso de planificar y ejercer control sobre la cantidad de tiempo que se dedica a actividades específicas, con el    objetivo de aumentar la eficacia, la   eficiencia y la productividad, Se trata de trabajar de manera más inteligente, no más arduamente

 

“Administrar el tiempo no se trata acerca de realizar tantas tareas como sea posible en su día, Trata de simplificar cómo trabajamos” (Hart, 2018)

La clave de la administración del tiempo: La planeación
 

Para efectos prácticos, “La planeación no es más que fijar con precisión lo que ha de hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo debe hacerse o dejar de hacerse” (Cadena, 2020)

En los dos siguientes temas analizaremos dos herramientas que nos ayudarán a planear nuestras actividades con la finalidad de administrar mejor nuestro tiempo, pero antes utilicemos una herramienta que nos ayude a visualizar cómo lo invertimos.

De acuerdo con algunas universidades y publicaciones, un estudiante promedio debería dedicar entre 4 y 6 horas diarias de estudio

Da clic en la siguiente imagen para descargar un archivo en excel que te ayudará a identificar tus actividades principales y el tiempo semanal que les dedicas

Al finalizar la elaboración de tu horario entra aquí para comparir  una captura de pantalla 

Bibliografía

·        Juez, J. (2020). Productividad Extrema: Como Ser Más Eficiente, Producir Más, y Mejor. Italia: Julio Juez.

·        Hart, W. (2018). Gestión Del Tiempo: Administración Del Tiempo: Cómo Usar Su Tiempo. Italia: Tektime.

·        Planeación: concepto y modalidades. (2020). (n.p.): Carlos Ernesto Custodio Cadena.

·        las Heras del Dedo, R. d., Álvarez García, A., Lasa Gómez, C. (2018). Métodos Ágiles. Scrum, Kanban, Lean. España: ANAYA MULTIMEDIA.

·        Martinez, J. (2024). "Tiempo: El Recurso Más Valioso - Estrategias Prácticas para una Gestión Eficiente del Tiempo". (n.p.): Draft2digital.

·        Guía Universitaria. (2023). Estas son las horas que deberías dedicar al estudio según el tipo de estudiante que eres. Recuperado de https://guiauniversitaria.mx/estas-son-las-horas-que-deberias-dedicar-al-estudio-segun-el-tipo-de-estudiante-que-eres/

La disciplina

 Tarde o temprano, la disciplina vencerá a la inteligencia

Da clic en la imagen para ver el video

Despues de haber visto el video del conferencista Yokoi Kenji

da clic en la siguiente imagen para ver un video en donde se analizará más a detalle qué es la disciplina.

Toma nota de lo más relevante

¿Qué inteligencia tienes más desarrollada?

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Si no está disponible el primer link intenta dando clic aquí

Después de analizar tus resultados del test, responde a estas preguntas:

¿Qué me apasiona hacer?

¿Cuál es mi inteligencia predominante?

¿Mi inteligencia predominante es afín con lo que me apasiona hacer?

¿Qué factores de disciplina implementarías para desarrollar mi inteligencia?

Da clic en la imagen para contestar a estas preguntas en un formulario:

Factores determimnantes para la disciplina

En este otro video, el conferencista Yokoi Kenji la disciplina es el resultado de tres factores: Órden, limpieza y puntualidad.

Da clic en la imagen para ir al video

Material adicional

En este ultimo video se tratan algunos mitos de la cultura japonesa

Da clic en la imagen para ir al video

Bibliografía

Allport, G. W. (1954). La naturaleza del prejuicio. Addison-Wesley.

Aronson, E. (2008). El animal social (11ª ed.). Worth Publishers.

Devine, P. G. (1989). Stereotypes and Prejudice: Their Automatic and Controlled Components. Journal of Personality and Social Psychology, 56(1), 5-18.

Fiske, S. T. (1998). Stereotyping, Prejudice, and Discrimination. En D. T. Gilbert, S. T. Fiske, & G. Lindzey (Eds.), The Handbook of Social Psychology (4ª ed., Vol. 2, pp. 357-411). McGraw-Hill.

Tajfel, H. (1981). Grupos humanos y categorías sociales: Estudios en psicología social. Cambridge University Press.

 

Cibergrafía

https://www.youtube.com/watch?v=2fIOx7Fdi9I

https://www.youtube.com/watch?v=d6KleH5mLms&t=100s

https://youtu.be/On-QBRHrYQo?si=mLaLuUfoV5GqHU7d

KPI, Key performance indicators

Las personas encargadas de la alta dirección de una empresa deben ser experimentadas y además deben contar con habilidades estratégicas como liderazgo, visión, adaptabilidad, gestión de recursos, entre otras.

 

En la alta dirección se llevan a cabo diversas funciones, solo por mencionar algunas, tenemos:

 

•             Tomar decisiones sobre la dirección operativa y estratégica de la empresa

•             Analizar y proponer estrategias para mejorar la empresa

•             Evaluar la organización y su desempeño

•             Supervisar todos los departamentos

 

En la planeación estratégica de una empresa se reúne la alta dirección para definir su misión y visión.

En esta planeación se definen las metas de la empresa, que son objetivos generales de alto nivel a donde se pretende llegar en el largo plazo, y las estrategias, que son los planes de acción y la asignación de recursos necesarios para alcanzar dichas metas; Mientras tanto, para cada área de la empresa en una visión más interna se fijan los objetivos, que son retos a corto plazo. Los objetivos se fijan para garantizar el cumplimiento de las acciones tácticas de cada área, sirven para medir y controlar los planes de acción a corto plazo.

 

G. T. Doran en su artículo de 1981 en Management Review, propuso la técnica SMART como una ayuda eficaz para la elaboración, proceso y fijación de objetivos.

En este artículo señala que Los objetivos en una empresa deben ser Específicos, medibles, alcanzables, relevantes y deben establecerse para ser cumplidos en un determinado tiempo.

 

 

Para medir el alcance de los objetivos se utilizan KPI, por sus siglas en inglés Key Performance Indicator, indicador clave de desempeño.

 

Un KPI es una medida, normalmente dada en porcentaje, cuyo valor está directamente ligado con el objetivo fijado. Se diseña para mostrar el avance o progreso para el alcance de un objetivo.

Existen KPI para medir los diversos objetivos de las áreas de una empresa, como satisfacción del cliente, control de almacén, producción y ventas. Cuando un área tiene varios objetivos que monitorear, como por ejemplo ventas por región, ventas por producto, o ventas por canal de venta, todos los KPI se agrupan en una sola pantalla llamada Dashboard o tablero.

 

De esta manera El responsable del área puede supervisar los puntos clave de un solo vistazo

 

Para tener un ejemplo práctico de todo lo anterior podemos visualizar a una empresa como un gran crucero cuya misión

es hacer que los pasajeros vivan una experiencia de lujo y todas las comodidades a bordo,

Mientras que su visión es hacer llegar sanos y salvos a su destino a todos, tanto a los pasajeros como a su tripulación y también al mismo crucero desde luego.

Su meta, como objetivo a largo plazo, es llegar en tiempo a su destino con el menor número de incidencias, aprovechando y optimizando sus recursos y obteniendo una alta satisfacción de los clientes, mientras tanto los objetivos a alcanzar son más a corto plazo y deben estar enfocados en el día a día de cada área del crucero:

Algunos datos operativos para darnos idea del tamaño de estas empresas flotantes: Algunos de los cruceros más grandes suelen tener más de 2000 empleados a bordo.

Durante siete días un crucero grande de 2750 cabinas albergará a 6500 pasajeros que estarán disfrutando de amenidades como un parque acuático, bares, restaurantes teatro, gimnasio, centro comercial, entre otras.

Para alimentar a toda la gente a bordo, el crucero debe prepararse cada semana para cargar 3.5 toneladas de arroz, 31 toneladas de verduras, 15 toneladas de aceite y 15 toneladas de fruta entre muchos otros alimentos. Se requieren 250 chefs especializados, que preparan cerca de 35000 platillos al día, entre ellos más de 1000 hamburguesas.

En un crucero de esta magnitud diariamente se lavan más de 50000 platos en cada comida dentro de los 28 restaurantes  y se lavan, secan y planchan más de 2000 sábanas y 10000 toallas.

En cuanto a las Metas y estrategias, El capitán tiene distintas responsabilidades de impacto tanto dentro como fuera del crucero:

En la Planeación, Supervisa la logística y el aprovisionamiento del barco antes de zarpar.

Planea la navegación para garantizar que el barco siga el itinerario y llegue de manera segura a su destino

En el control, Garantiza que se cumplan todas las normativas y leyes marítimas y Toma decisiones críticas relacionadas con la dirección del barco y las condiciones climáticas que se pudieran presentar en el transcurso del viaje.

En materia de seguridad, Supervisa los procedimientos de seguridad, incluyendo simulacros de emergencia y la formación del personal, así como la coordinación de operaciones de evacuación en caso de emergencias y Resuelve conflictos y toma decisiones en situaciones de crisis

En la dirección, En su rol de líder, Dirige y motiva a la tripulación.

Y en la organización, Se asegura que todas las áreas del barco funcionen eficientemente y lleguen a sus objetivos.

 

Para asegurarse de que se cumplan tanto la misión como la visión del crucero, el capitán, la figura de más alto rango, cuenta con todo un equipo de responsables divididos por áreas de trabajo.

 

Cada persona de la tripulación tiene a su cargo tareas a realizar de acuerdo con su puesto en el organigrama desde las tareas operativas cotidianas  hasta el soporte de la toma de decisiones estratégicas.

Cada área como El área Médica,  El área de Ingeniería,  El área de Hostelería, Entre otras, tienen objetivos claros por alcanzar en su día a día a bordo del crucero.

Dichos objetivos medibles, alcanzables, relevantes, y específicos deben ser monitoreados por sus responsables mediante KPI, indicadores clave de desempeño, por ejemplo:

El área de Ingeniería debe monitorear constantemente el consumo de combustible y el estado de los motores del barco para asegurar que lleguen a su destino.

El área de Hostelería tiene muchos y diversos procesos internos que deben ser monitoreados con KPI, como:

El tiempo promedio de atención a incidencias que debe demorar el servicio al cliente, tomando en cuenta que, si el tiempo de respuesta es muy largo, el cliente puede sentirse ignorado o desatendido

En el almacén de la cocina de un restaurante, es muy importante medir que se cuente con la cantidad suficiente de todos los insumos para la preparación de los platillos del viaje. Un exceso de existencias ocasionaría pérdidas, mientras que un faltante podría arruinar los platillos y la experiencia de los clientes.

Y desde luego, en el puente de mando del barco es importante monitorear, el rumbo, el clima y los demás factores externos que pudieran afectar el viaje del crucero.

En resumen

Los KPI nos ayudan a monitorear el cumplimiento de los objetivos

Para definir los KPI es necesario definir los objetivos

Los objetivos, a diferencia de las metas, son retos a corto plazo

Las estrategias son acciones a largo plazo para alcanzar las metas, mientras que las tácticas son las acciones específicas a corto plazo para alcanzar los objetivos

 

Estos objetivos deben ser Específicos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en un tiempo

Cada área de una empresa, desde el puesto más operativo hasta el área estratégica, tienen objetivos por alcanzar

y para lograr que una empresa alcance sus metas es de suma importancia medir constantemente el alcance de los objetivos.

Como Conclusión

 

Tenemos una frase conocida como la filosofía de los indicadores:

 

Lo que no se define, no se puede medir

Lo que no se mide, no se puede mejorar

Lo que no se mejora, se degrada siempre

William Thompson

 

Al finalizar este video asegúrate de comprender los siguientes conceptos:

Meta

Estrategia

Objetivo

Táctica

KPI

Dashboard

En el siguiente video veremos cómo elaborar un KPI en Excel:

 

En este gráfico o KPI general podemos apreciar:

La meta: llevar a cabo el flashmob para el 10 de mayo

La estrategia: Llevar a cabo 5 tareas clave de manera escalonada para alcanzar la meta

Los objetivos de cada área: cada área tiene una tarea por realizar en un determinado límite de tiempo

Dentro del área de RRHH, podemos observar las tácticas o tareas  para alcanzar los objetivos específicos de cada tareay, a su vez, el objetivo del área

Y por último, los KPI que miden el desempeño de cada responsable dentro de la táctica de reclutar  y seleccionar al recurso humano

Asistencia 6

Bibliografía

http://itemsweb.esade.edu/biblioteca/archivo/Business_Intelligence_competir_con_informacion.pdf

 

Marr, B. (2012). Indicadores Clave de Desempeño: Las 75 Medidas que Todo Gerente Necesita Conocer. Pearson Educación.

 

Kerzner, H. (2017). Métricas de Gestión de Proyectos, KPIs y Tableros de Control: Una Guía para Medir y Monitorear el Desempeño de Proyectos. John Wiley & Sons.