Procesos y diagramas de flujo

 

La importancia de los procesos en la administración

 

La administración es una disciplina que abarca diversas áreas, como la administración de empresas, la administración pública, la administración financiera y la gestión de recursos humanos entre muchas otras.

El propósito de la administración es alcanzar los objetivos de la organización mediante la planificación, organización, dirección y control eficiente de sus recursos, ya sean humanos, financieros, materiales y tecnológicos.

Una herramienta clave para el aprovechamiento de dichos recursos es la implementación de procesos.

 

¿Qué es un Proceso?

Un proceso es un conjunto de actividades o tareas relacionadas y organizadas en una secuencia lógica, diseñadas para alcanzar un objetivo específico. Los procesos pueden ser de diversa índole, como los procesos administrativos para gestionar los recursos humanos, los procesos productivos para crear artículos de consumo, procesos de servicio como el reparto de alimentos, entre otros.

 

Cada proceso que se lleva a cabo dentro de la organización debe constar de tres partes:

 

Entradas, es decir, para alcanzar los objetivos son necesarios recursos, como datos, información o materiales

Es de suma importancia Identificar claramente las entradas para  asegurar un inicio exitoso y eficiente

 

Actividades, las acciones que se llevan a cabo con dichos recursos.

Las actividades deben ser claramente definidas para asegurar que todos los involucrados comprendan su propósito y alcance.

Deben ser ejecutadas eficientemente, es decir optimizando los recursos

Cada actividad juega un papel importante al transformar entradas específicas en salidas deseadas, cumpliendo así con los objetivos establecidos.

 

 

Salidas, Resultado Final del Proceso

La salida representa el resultado final de un proceso, que puede ser un producto, servicio o información valiosa.

Importancia de la Calidad

Evaluar la calidad de las salidas es crucial para determinar el éxito del proceso y satisfacer las necesidades del cliente.

 

Ventajas de los procesos en la administración

 

 Existen varios aspectos clave que determinan la importancia del conocimiento de los procesos para la administración:

 

• Eficiencia y Efectividad:

El conocimiento de los procesos permite identificar y eliminar actividades redundantes, optimizando el uso de recursos. Esto resulta en una operación más eficiente y efectiva.

• Toma de Decisiones Informada:

Comprender los procesos proporciona una base sólida para la toma de decisiones, ya que permite evaluar el impacto de diferentes opciones y elegir la más beneficiosa.

• Mejora Continua:

Conocer los procesos facilita la identificación de áreas de mejora y la implementación de cambios para aumentar la calidad y productividad.

• Cumplimiento de Estándares:

Un buen entendimiento de los procesos ayuda a asegurar el cumplimiento de regulaciones y estándares, minimizando riesgos legales y operacionales, además de proporcionar una buena reputación organizacional y genera sostenibilidad a largo plazo

• Transparencia y Comunicación:

Documentar y comunicar los procesos de manera clara promueve la transparencia dentro de la organización, fomenta la colaboración y mejora la colaboración entre departamentos.

 

El uso de diagramas de flujo para interpretar los procesos.

 

 

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso que muestra la secuencia de pasos a seguir utilizando símbolos estandarizados. Los diagramas de flujo son herramientas importantes para la planificación, el análisis y la mejora de procesos, ya que permiten visualizar cómo se interrelacionan las diferentes etapas de un proceso.

 

Recapitulando

 Los procesos son la serie de pasos necesarios para transformar los recursos en productos finales y así alcanzar los objetivos de una organización

Los diagramas de flujo sirven para representar gráficamente dichos procesos

Y para esta representación gráfica se utilizan símbolos específicos

 

Los símbolos más utilizados para representar procesos en diagramas de flujo son:

El óvalo, que representa el inicio o el final de un proceso

El paralelogramo - representa una entrada/salida de datos

El rectángulo, que representa una acción

El diamante, que representa una decisión

El círculo, que representa una conexión

Y las flechas para la dirección del flujo del proceso.

 

 

 

Ahora que conocemos la simbología, Veamos los pasos necesarios que debemos seguir para crear diagramas de flujo.

 

 

Pasos necesarios para crear el diagrama de flujo.

 

1. Definir el objetivo: Clarificar el propósito del diagrama de flujo. ¿Qué proceso se está tratando de documentar o mejorar?
2. Identificar el proceso: Reunir toda la información relevante sobre el proceso. Esto puede involucrar entrevistas con las personas que participan en el proceso, observación directa y revisión de documentos existentes.
3. Listar las actividades: Enumerar todas las actividades y tareas que componen el proceso. Se debe asegurar incluir decisiones, puntos de entrada y salida, y cualquier otra acción relevante.
4. Seleccionar los símbolos: Familiarizarse con los símbolos estándar utilizados en los diagramas de flujo, como óvalos para el inicio y fin del proceso, rectángulos para identificar las actividades, paralelogramos que representan la entrada de datos en el proceso o la salida de resultados de este, diamantes para las decisiones y flechas para la dirección del flujo del proceso.
5. Organizar las actividades: Se deben organizar las actividades en la secuencia correcta, decidir cómo se conectarán entre sí y determinar las decisiones y los caminos alternativos a seguir en el proceso.
6. Dibujar el diagrama: Se puede utilizar algún software de diagramas de flujo o dibujarlo a mano. Se debe asegurar que cada símbolo esté correctamente etiquetado y conectado y que sea fácilmente comprensible y accesible para todos los interesados.

 

 

 

Ejemplo práctico del uso de un diagrama de flujo

 

 

1. Definir el objetivo: Proceso para agendar una cita en una estética de mascotas

 

2. Identificar el proceso: se entrevistó a personas que participan en el proceso y se hizo observación directa
3. Listar las actividades:

1.        Inicio

2.        El cliente llama para solicitar un servicio

3.        ¿El cliente está registrado?

4.        Si la respuesta es sí, pasa al siguiente paso, si la respuesta es “No”, se envía a un proceso de registro de clientes

5.        ¿La mascota del cliente está registrada?

6.        Si la respuesta es sí, pasa al siguiente paso, si la respuesta es “No”, se envía a un proceso de registro de mascotas

7.        ¿El horario y la fecha solicitados por el cliente están disponibles?

8.        Si la respuesta es sí, pasa al siguiente paso, si la respuesta es “No”, se le brindan las opciones más cercanas a su solicitud.

9.        Se registra la cita

10.   Fin

 

4. 
   Seleccionar los símbolos

5. Organizar las actividades y dibujar el diagrama:

 

 6. Dibujar el diagrama: Se puede utilizar algún software de diagramas de flujo, cualquier aplicación con herramientas de dibujo o incluso dibujarlo a mano.

 

Conclusiones

Los diagramas de flujo son una herramienta de gran utilidad para la definición de procesos ya que nos permiten ver claramente lo siguiente:

1.Las actividades a realizar

2. Las áreas responsables de cada actividad

3. El flujo de los datos

4. La procedencia de los datos

5. Los tiempos y procesos de cada área

7. La información generada en cada proceso

8. Las necesidades del destinatario o cliente de cada área

 

 

Ahora que ya sabemos identificar procesos y representarlos con diagramas de flujo, ¿Cómo representarías los siguientes procesos?

•        Venta de un automóvil

•        Solicitud de servicio de limpieza de oficina

•        Inscripción a un gimnasio

•        Registro de citas para corte de cabello

•        Registro de ventas de una cafetería

•        Registro de servicios de un autolavado

•        Registro de servicios de un taller mecánico

•        Inscripción a un curso de idiomas

 

 

 

Bibliografía

·        Chiavenato, Idalberto. "Introducción a la Teoría General de la Administración". McGraw-Hill.

·        Koontz, Harold & Weihrich, Heinz. "Administración: Una perspectiva global y empresarial". McGraw-Hill.

·        Robbins, Stephen P. & Coulter, Mary. "Administración". Pearson Educación.

·        Fayol, Henri. "Administración industrial y general". Oceano Grupo Editorial.

·        Drucker, Peter F. "La administración en la sociedad futura". Ediciones Deusto.

·       Harrington, H. James. "Administración Total de la Calidad en una Empresa". McGraw-Hill.

·       Villalba, Eugenio. "Mapeo de procesos: Mejora continua en acción". Editorial Díaz de Santos.

·       Rummler, Geary A., & Brache, Alan P. "Mejoramiento de Procesos: Cómo Administrar el Blanco Móvil del Cambio Continuo". McGraw-Hill.

·       Hammer, Michael, & Champy, James. "Reingeniería de Procesos: Cómo cambiar el rumbo de una empresa". Editorial Norma.

·       Kaplan, Robert S., & Norton, David P. "Cuadro de Mando Integral: Cómo usar el Balanced Scorecard". Editorial Gestión 2000.